Stelt u als vennootschap een bedrijfswagen ter beschikking dan wordt een extra bedrag toegevoegd aan uw verworpen uitgaven. Sinds 2012 was dit bedrag gelijk aan 17% van het voordeel alle aard. Vanaf het moment dat de vennootschap de brandstofkosten voor privégebruik voor hun rekening neemt, stijgt dat percentage naar 40%. Deze nieuwe maatregel ging op 1 januari 2017 in werking.
Van zodra u dus privé brandstofkosten betaalt voor uw personeel of uzelf, stijgt het percentage naar 40%.
Eigen bijdrage van de werknemer?
Zelfs als u geen tankkaart aan uw medewerkers geeft, betaalt u meer. Tot aanslagjaar 2017 mocht u het percentage van 17% berekenen op het voordeel van alle aard, verminderd met de eigen bijdrage van de werknemer. Sinds 1 januari 2017 moet het percentage toegepast worden op het ‘bruto’ belastbaar voordeel, dus vóór aftrek van de (eventuele) eigen bijdrage van de genieter.
Hoe bewijzen dat brandstofkosten geheel of gedeeltelijk ten laste genomen worden?
De administratie besteedt in hun recentelijk gepubliceerde FAQ heel wat aandacht aan de vraag hoe men kan bewijzen dat de vennootschap de brandstofkosten in verband met het persoonlijk gebruik van een bedrijfswagen niet geheel of gedeeltelijk ten laste neemt.
- als de vennootschap zelf de kosten verwerpt à rato van 17% “kan er volgens de administratie op wijzen dat zij de privé brandstofkosten niet ten laste neemt”;
- een duidelijke vermelding in de arbeidsovereenkomst of in een ‘car policy’ zou moeten volstaan om uit te maken of de vennootschap wel of niet tussenkomt in de brandstofkosten van het persoonlijk gebruik.
Bij gebrek aan een dergelijke vermelding, moet bij een gemengd gebruik (“beroep/privé”) hoe dan ook een onderscheid gemaakt worden tussen het persoonlijk gebruik van het voertuig en het beroepsgebruik. Via de regel van 3 kan uitgemaakt worden of de brandstofkosten die ten laste blijven van de vennootschap enkel te maken hebben met het beroepsgebruik.
Om dit uit te maken dienen we te weten hoeveel kilometers er verband houden met het “persoonlijk gebruik” en anderzijds met het “beroepsgebruik”.
Dit kan door:
- het bijhouden van een rittenadministratie,
- forfaitaire methode.
Ter vereenvoudiging aanvaardt de administratie dat het aantal kilometers “persoonlijk gebruik” forfaitair bepaald kunnen worden aan de hand van de formule die ze van de btw heeft ontleend: “afstand woon-werk x 2 x 200 (werkdagen) + 6.000 (privé-kilometers exclusief het woon-werkverkeer)”
Het aantal “beroepskilometers” kan dan eenvoudig bepaald worden door van het totaal aantal gereden kilometers het aldus berekend aantal kilometers “persoonlijk gebruik” af te trekken.
Vervolgens kijken we dan zoals reeds gezegd via de regel van drie of de brandstofkosten die de vennootschap ten laste neemt, beperkt zijn tot het beroepsgebruik of niet.
Hypothese 1: de werknemer of bedrijfsleider betaalt alle brandstofkosten zelf en vordert de kosten m.b.t. het beroepsgebruik terug van de vennootschap via bv. onkostennota’s
De vennootschap komt dan niet tussen in de brandstofkosten van het persoonlijk gebruik als het totaal van die terugvorderingen tijdens het belastbaar tijdperk niet hoger is dan: [(aantal beroepskm per jaar)/(totaal aantal km per jaar)] x totale brandstofkosten per jaar.
Hypothese 2: de werknemer of bedrijfsleider beschikt over een tankkaart
De vennootschap zal dan geacht worden niet tussen te komen in de brandstofkosten van het persoonlijk gebruik, als zij van de genieter de terugbetaling verkrijgt van een som die “ten minste gelijk is aan”: [(aantal persoonlijke km per jaar)/(totaal aantal km per jaar)] x totale brandstofkosten per jaar.
De nieuwe maatregel is uitsluitend voor werkgevers. Het voordeel van alle aard voor de werknemers stijgt dus niet. De berekening van het voordeel van een tankkaart zonder bedrijfswagen blijft ook gelijk.
Alle voormelde regels zijn ook van toepassing op hybride voertuigen die met een plug-in systeem zijn uitgerust, zowel voor de brandstofkosten als de elektriciteitskosten. Bij “andere” hybride voertuigen houdt de administratie alleen rekening met de ‘klassieke’ brandstofkosten (diesel, benzine, …).
